Politique sur la protection des renseignements personnels de Union SST
Date d’entrée en vigueur : Avril 2023, dernière mise à jour 4 décembre 2023
- Objectifs de la politique
- Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels
- Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
- Qui peut consulter vos renseignements personnels ?
- Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
- Consentement
- Conservation et destruction des renseignements personnels
- Accès aux renseignements personnels et correction de ceux-ci
- Nos rôles et responsabilités
- Surveillance et évaluation
- Documents de référence connexes
- Questions ou plaintes
Objectifs de la politique
Dans l’exercice de notre mandat en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), nous, Vita Médicale, une division de CMIPQ, recueillons des renseignements personnels comme le prévoit l’article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Vita Médicale, une division de CMIPQ, s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles elle a recueilli des renseignements personnels. Les renseignements personnels de nos employés sont pour leur part assujettis à la Politique sur la protection des renseignements personnels des employés de Vita Médicale, une division de CMIPQ et non à la présente politique.
Cette politique respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et les principes de justice naturelle.
Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels
Nous recueillons des renseignements personnels pour diverses raisons. En général, l’information recueillie a trait à nos besoins d’affaire pour chaque division. Il se peut également que nous recueillions de l’information à des fins administratives, par exemple, pour faire parvenir des résultats à un professionnel partenaire. Des renseignements peuvent aussi être recueillis dans le cadre de statistique interne.
Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour une utilisation conforme à ces fins, ou pour les fins énumérées à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Nous ne recueillons que des renseignements personnels qui sont liés directement à nos activités. Dans la mesure du possible, ces renseignements seront recueillis directement auprès de la personne en cause. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. Nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin.
Par exemple, nous pouvons demander votre nom, votre date de naissance, vos coordonnées, votre numéro d’une carte d’identité ou recueillir votre opinion dans le cadre d’un sondage.
Il arrive que nous obtenions plus d’information que nécessaire. Par exemple, certaines personnes indiquent leur numéro d’assurance sociale sur leur demande de renseignements généraux. Nous vous encourageons fortement à ne pas fournir d’information au-delà de ce qui est nécessaire.
Les renseignements personnels décrits sont utilisés ou sont disponibles à des fins administratives ou sont classés de façon à pouvoir être récupérés le plus efficacement possible, soit par le nom de la personne, d’un numéro de dossier.
Qui peut consulter vos renseignements personnels ?
Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne l’autorisent. Dans le cas d’une communication autorisée, nous tenterons de ne communiquer que les renseignements précis qui sont nécessaires dans les circonstances et, dans la mesure du possible, nous informerons la personne de la communication.
L’accès aux renseignements personnels au sein de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ sera limité aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employés traiteront les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée. Le niveau d’accès aux renseignements personnels sera accordé aux employés selon le principe du besoin de savoir.
Toute personne que nous embauchons en vertu d’un contrat ou autrement pour exécuter des fonctions en notre nom doit respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même que la présente politique et les procédures internes connexes. Toute violation d’une partie de l’entente contractuelle peut entraîner l’annulation du contrat.
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?
Dans toute organisation, le défaut de protéger les renseignements personnels peut accroître le risque d’atteinte à la vie privée. Ces atteintes peuvent entraîner divers problèmes comme entacher la réputation de la personne ou permettre la fraude ou un vol d’identité.
Nous protégerons les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection. Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend des éléments suivants :
- Le degré de sensibilité des renseignements personnels ;
- La quantité, la distribution et le format de l’information ;
- La méthode de conservation.
Nous respectons la Politique sur la sécurité du gouvernement du Canada, ainsi que toutes les autres directives et lignes directrices ayant trait à la sécurité de la technologie de l’information adoptées par les organismes fédéraux et provinciaux pertinents.
Consentement
Dans la mesure du possible, nous essayons d’obtenir le consentement de la personne avant de recueillir ses renseignements personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements recherchés. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous préférons obtenir un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question.
Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables de la personne. Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.
Il n’est pas toujours possible en cours d’enquête d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Tant la Loi sur la protection des renseignements personnels que la LPRPDE permettent de communiquer des renseignements personnels aux fins d’une enquête si ceux-ci sont nécessaires à l’enquête.
Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf :
- S’ils doivent servir aux mêmes fins que celles pour lesquelles l’information a initialement été recueillie ou compilée ;
- Si l’utilisation est compatible avec cette fin ;
- S’ils doivent servir à une fin prévue au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous devons nous assurer que tous les renseignements personnels sont traités selon un cycle de vie préétabli. En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et son règlement d’application, les renseignements personnels que nous utilisons pour prendre une décision concernant une personne seront conservés pendant au moins deux ans après cette décision. Cette période est suffisante pour permettre à quelqu’un d’intenter un recours juridique et d’exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Nous conserverons les renseignements personnels conformément aux périodes de conservation maximales recommandées.
La conservation, l’élimination et la destruction des renseignements personnels sont exécutées conformément aux recommandations sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du gouvernement du Canada et du Québec.
Accès aux renseignements personnels et correction de ceux-ci
Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels ou les corriger de manière informelle, c’est-à- dire sans utiliser la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, vous avez le droit de demander officiellement d’avoir accès à vos renseignements personnels ou de les corriger en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Vous avez aussi le droit en vertu de la Loi sur l’accès à l’information de demander officiellement l’accès à l’information contenue dans les dossiers de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ qui pourrait comprendre vos renseignements personnels.
Seules les demandes officielles d’accès aux renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous donnent le droit de faire une plainte au responsable à la protection de la vie privée si vous n’êtes pas satisfait de la décision initiale. De même, vous pouvez demander une correction de vos renseignements personnels uniquement si ceux-ci ont été fournis en vertu d’une demande officielle d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, seules les demandes officielles d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information vous donnent le droit de faire une plainte.
Les employés de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ, doivent aiguiller les personnes qui souhaitent officiellement accéder à leurs renseignements personnels ou les corriger.
Nous déployons tous les efforts nécessaires pour que l’information utilisée aux fins d’une décision concernant directement une personne soit aussi précise, à jour et complète que possible. Cela s’applique également aux renseignements communiqués aux tierces parties.
Nos rôles et responsabilités
Nous sommes responsables des renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés, communiqués et détruits dans le cadre de l’exécution de notre mandat. Nous continuerons d’élaborer des politiques et des pratiques pour nous assurer que ces renseignements sont traités en stricte conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ, est chargé de surveiller l’application de ces politiques et pratiques pour en assurer le respect, notamment :
- En offrant la même formation à tout le personnel de la clinique (y compris les employés temporaires)
- En assurant une communication ouverte, complète et opportune avec les employés et les autres personnes au sujet des politiques, des pratiques et des attentes de la clinique relativement au traitement des renseignements personnels ;
- En établissant des normes pour la classification de la sensibilité des renseignements personnels afin de déterminer le niveau de protection approprié pour ces renseignements ;
- En mettant en application des systèmes qui garantissent que seuls les employés dont les fonctions exigent l’accès aux renseignements personnels sont autorisés à avoir accès à l’information en question ;
- En incluant des dispositions particulières dans les contrats ou les autres arrangements conclus avec des tierces parties, qui exigent le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
- En veillant à ce que des procédures soient en place pour que les personnes puissent solliciter l’accès à leurs renseignements personnels et demander que des corrections y soient apportées, et déposer des plaintes concernant la gestion de leurs renseignements personnels ;
- En s’assurant que des procédures sont en place pour aviser les personnes de toute collecte, conservation, utilisation, communication ou destruction inappropriées de leurs renseignements personnels ;
- En surveillant le degré de conformité à la présente politique et, au besoin, en prenant des mesures pour corriger toute lacune.
Employés — Les membres du personnel qui recueillent des renseignements personnels au nom de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ, devront expliquer à quelles fins l’information est obtenue. S’ils ne peuvent le faire, ils seront tenus d’aiguiller la personne vers un autre employé qui pourra expliquer la raison de la collecte. Il incombe à chaque employé de la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ de s’informer au sujet de ses obligations en vertu de la présente politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Les employés doivent signaler toute violation de la Politique ou de la Loi à leur gestionnaire ou au responsable de la protection des renseignements personnels.
Gestionnaires et superviseurs – En plus des responsabilités susmentionnées, les gestionnaires et superviseurs doivent informer leurs employés de l’obligation de respecter la Politique et la Loi. Ils doivent également examiner toute question portée à leur attention au sujet de la Politique ou de la Loi ou faire enquête à ce sujet. Au besoin, les gestionnaires et les superviseurs doivent aviser le directeur, de travailler de concert avec lui ou lui transmettre certaines questions.
Responsable de la protection des renseignements personnels— Le responsable de la protection des renseignements personnels fournira des conseils et des directives aux cadres supérieurs et aux employés en ce qui concerne le traitement par la clinique des renseignements personnels. Il servira également de premier point de contact pour les personnes cherchant à obtenir de l’information sur le traitement de leurs renseignements personnels par la clinique privée Vita Médicale, une division de CMIPQ ou ayant des inquiétudes à cet égard.
Directeur — En plus de toutes les responsabilités susmentionnées, le directeur de la clinque privée Vita Médicale, une division de CMIPQ est tenu d’appliquer de manière appropriée la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques ayant trait aux renseignements personnels et à l’accès à l’information.
Toute violation de la présente politique, commise intentionnellement ou par négligence, peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi. Des sanctions légales peuvent aussi être prises, au besoin.
Surveillance et évaluation
Notre programme de vérification interne inclut également la vérification de la conformité à la présente politique. Nous effectuons des vérifications périodiques de tous nos programmes et services. Les résultats des vérifications internes sont transmis au directeur ainsi qu’au responsable des renseignements personnels.
Documents de référence connexes
Les lois, politiques et lignes directrices suivantes devraient être lues parallèlement à la présente politique :
- Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement d’application
- Loi sur l’accès à l’information et règlement d’application
- Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
- Politique sur la protection de la vie privée
- Politique sur la sécurité du gouvernement
- Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée
- Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels
- Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée – Annexe E : Norme sur la protection de la vie privée en matière de Web analytique
- Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée – Annexe B : Procédures obligatoires pour les atteintes à la vie privée
Questions ou plaintes
Les questions ou plaintes peuvent être portées à l’attention de n’importe quel employé de la clinique privée Vita Médicale et de la CMIPQ. Si l’employé ne peut aider, il doit confier l’affaire à son superviseur immédiat ou à un membre de la direction.
Si vous avez des questions relativement à la présente politique ou à la manière dont nous gérons les renseignements personnels, vous pouvez aussi communiquer avec :
Responsable de la protection des renseignements personnels C.M.I.P.Q
cmipq.com
3e étage, Montréal H3H 1L9
(514) 931-0801
Lorsqu’une personne est insatisfaite des mesures pouvant avoir été prises par Vita Médicale, une division de CMIPQ pour corriger la situation ou des explications fournies, elle est informée de son droit de déposer une plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçoit des directives sur la façon de le faire. Veuillez prendre note que nous ne menons pas d’enquête sur la conformité de nos propres mesures à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toute plainte à ce sujet fait l’objet d’une enquête indépendante par le commissaire spécial à la protection de la vie privée.
